Smettila di incasinarti. Come organizzare file e cartelle in maniera efficace

L’organizzazione dei file e delle cartelle che riempiono il computer può influenzare la nostra produttività e il tempo che impieghiamo a portare a termine i progetti. 

Certo, barcamenarsi nel disordine cosmico è possibile, ma lavorare in un ambiente virtuale ordinato rende tutto più semplice e veloce, non credi anche tu?

Scopriamo insieme come organizzare file e cartelle in maniera efficace.

Tabella dei Contenuti

Che tipo sei?

Guarda le immagini qui sotto e dimmi a quale corrisponde il tuo desktop o la tua cartella “Download”.

Se sei un orgoglioso esponente del Gruppo A e riesci a orientarti perfettamente nella tua giungla informatica, molto bene. Io non voglio certo disturbare la tua pace interiore, quindi ti avverto: chiudi subito questa pagina, perché leggere questo articolo potrebbe migliorare l’organizzazione dei tuoi documenti digitali per sempre!

Se invece ti riconosci nel Gruppo B, ti consiglio vivamente di non perderti nemmeno una parola, soprattutto se ti sei reso conto che: 

  1. Il tuo desktop è talmente affollato che non riesci più nemmeno a riconoscere l’immagine di sfondo. 
  2. Trovare un vecchio file è praticamente una caccia al tesoro

Non so tu, ma io quando lavoro, non voglio giocare a Memory con i folder. Negli anni, ho sviluppato e testato un metodo che trovo efficacissimo per tenere i documenti in ordine e ben organizzati. Questo mi permette di lavorare serenamente, evitare inutili distrazioni e ottimizzare ogni secondo del mio tempo. Se mi concedi qualche minuto, te lo spiego subito. Sono certa che funzionerà anche per te.

Parola d‘ordine: ordine

Il computer. Per noi “animali digitali” non è un semplice strumento di lavoro ma molto, molto di più. Lì dentro c’è il nostro mondo, tutta la nostra vita professionale e, molto spesso, anche buona parte di quella privata. 

Ma se contiene davvero così tante cose, come facciamo a tenere tutto in ordine, in modo da trovare facilmente ciò che cerchiamo? Come possiamo assicurarci che il nostro cervello elettronico sia un potente alleato, anziché un ostacolo alla nostra produttività?

Avere un pc pieno zeppo di file sparpagliati in giro chissà dove, è come entrare in un negozio di vestiti alla ricerca di una camicia bianca e anziché trovare gli abiti appesi o ben piegati e divisi per categorie, doversi mettere a cercare tra una miriade di indumenti ammucchiati senza criterio in grandi cesti. Non ti passerebbe la voglia? Io girerei i tacchi e uscirei dal negozio in tempo zero.

Ordine, questa è la parola chiave. Anzi, ordine e organizzazione

Due elementi imprescindibili per aumentare la produttività, risparmiare tempo e procedere velocemente e senza intoppi. Essere ordinati e organizzati facilita la collaborazione con colleghi e collaboratori, rende tutto più semplice e soprattutto assicura risposte immediate nei momenti di alta tensione.

L’ordine non è l’unica strada, per l’amor del cielo. In fin dei conti, ognuno è fatto a modo suo e indubbiamente c’è chi si trova benissimo nel suo disordine. Ma quando la disorganizzazione comincia a rallentare il tuo flusso di lavoro e a mandarti un po’ in crisi, allora è il momento di cambiare strategia.

I 6 segnali della disorganizzazione digitale

Prova a dare un’occhiata a questa lista:

  • Usi spesso la funzione “Cerca” per trovare un file sul tuo pc
  • Il tuo desktop o la tua cartella Download sono decisamente affollati
  • Perdi tempo a cercare documenti, anche quelli usati di recente, perché non ti ricordi esattamente dove li hai salvati
  • È crisi nera se devi recuperare un vecchio file, creato mesi o addirittura anni prima
  • Ogni tanto, bazzicando per il server, scopri casualmente l’esistenza di file e cartelle di cui non conosci il contenuto (eppure li hai creati tu, il computer è tuo!)
  • Quel maledetto giorno, in cui hai dovuto formattare il pc perché non c’era più spazio neanche a pagare… Quel giorno hai sudato freddo e hai avuto paura

 

Ti riconosci in qualcuno di questi punti o addirittura in tutti? 

Tranquillo, con un po’ di pazienza, questi fattori di stress, possono essere eliminati. Tra poco vedremo come.

Fare ordine ti dà una marcia in più, vuoi sapere perché?

Tenere i documenti in ordine riduce gli inconvenienti e rende il flusso di lavoro più fluido

Vuoi un esempio? 

Scommetto che ti sarà capitato almeno una volta nella vita di arrivare sotto scadenza e di non riuscire a trovare proprio quel file che ti serviva per completare il progetto. 

Hai rimandato fino all’ultimo perché tanto “Devo solo modificare due dati di quella presentazione che avevo fatto lo scorso giugno per quell’altro cliente, ci vorrà un attimo”. E ora ti trovi lì, a meno 4 ore dalla consegna, ed è puro panico. Sai che quel file esiste, ma non ti ricordi dove l’hai salvato. Sai di cosa parla, ma non hai idea di come lo avevi nominato. Insomma, non c’è traccia.

Organizzare i file secondo un ordine logico serve proprio per evitare queste spiacevoli situazioni e non solo. Ti permette di:

  • Trovare facilmente quello di cui hai bisogno, anche se non ti ricordi esattamente dove lo avevi salvato
  • Scongiurare perdite di tempo e penose cacce al tesoro
  • Rintracciare in pochi secondi i documenti e dunque procedere speditamente
  • Tenere traccia del lavoro svolto e sapere a priori dove guardare
  • Avere tutto sotto controllo e lavorare più serenamente 
  • Non rallentare il pc, occupando inutilmente spazio nella memoria interna
  • Prevenire la cancellazione di file importanti
  • Sventare la creazione incontrollata di duplicati e la conseguente confusione nella gestione dei dati
  • Formattare in tutta tranquillità, senza bisogno di attaccarsi all’ossigeno per l’ansia di perdere informazioni fondamentali

Il riordino non è il fine, ma solo il mezzo, il vero obiettivo dovrebbe essere quello di realizzare lo stile di vita che desiderate…
(
Marie Kondo, Il magico potere del riordino)

Proviamo a fare un po’ di ordine?

Parti da qui: pianificazione e minimalismo

Se l’ordine non rientra proprio in una delle tue caratteristiche innate, è probabile che la difficoltà maggiore per te sia proprio da dove cominciare. Calma e sangue freddo.

La buona notizia è che anche i professionisti più disordinati, pigri o impegnati possono imparare e mettere in pratica un metodo per riordinare il loro computer e farlo diventare un’abitudine.

Innanzitutto il consiglio è quello di armarsi di un po’ di pazienza e di ritagliarsi un momento da dedicare esclusivamente all’attività di organizzazione di file e cartelle. Non tentare di farlo in quattro e quattr’otto, mentre stai lavorando a qualcos’altro, perderesti solo tempo.

Individuato il momento giusto, siediti davanti al tuo monitor e, prima di cominciare a spostare o eliminare come non ci fosse un domani, rifletti e… 

  1. Pianifica.
    Qual è il criterio più logico per organizzare i tuoi documenti? In quali e quante categorie potresti suddividerli? In che ordine ti farebbe comodo visualizzare i file?
    Senza un minimo di pianificazione iniziale, il rischio è quello di ritrovarsi punto e a capo dopo due settimane.

  2. Ragiona nella maniera più semplice
    Potresti considerare il flusso di lavoro o l’importanza dei file, ma ricordati che questi fattori sono variabili e potrebbero cambiare nel tempo. Quello che tu stai cercando, invece, è un ordine definitivo

  3. Crea una gerarchia e contenuti intuitivi
    È importante che il contenuto e la disposizione dei documenti risulti lampante.
    Per creare una  gerarchia efficace di cartelle e sottocartelle puoi aiutarti con le mappe mentali. E ricorda che avere a che fare con un numero di cartelle principali molto limitato ti renderà la vita più semplice.

 

Trova un posto per ogni cosa

Per mettere ordine, le operazioni da effettuare sono fondamentalmente due: archiviare quello che non serve e trovare un posto per tutto il resto.

Ogni singolo documento dovrebbe avere una sua collocazione ideale. Non dovrai più chiederti “Dove diavolo ho salvato quel file?”, perché seguendo il criterio logico che hai applicato, saprai esattamente dove si trova.

Vuoi un esempio concreto? Ti faccio vedere come è organizzato il mio Drive.  

Solamente tre cartelle principali, così:

Esempio 1 di come organizzare file e cartelle

Il folder “1. VIRTUAL MAST”, contiene tutto ciò riguarda il mio brand. 

In “2. CUSTOMERS” ci sono i documenti e i lavori relativi ai clienti.

In “3. STOCK IMAGES” raccolgo tutte le immagini stock che potrebbero servirmi per qualsiasi progetto.

Andiamo avanti e vediamo le sottocartelle. Come avrò organizzato il mio “1. VIRTUAL MAST”?

Esempio 2 di come organizzare file e cartelle

È facile capire cosa contengono, vero? 

Diamo una sbirciatina oltre. Folder “1. ADMIN & ACCOUNTING” e sottocartelle, per esempio:

Esempio 3 di come organizzare file e cartelle

Oppure vediamo cosa c’è nel folder “2. MARKETING” e sottocartelle:

Esempio 4 di come organizzare file e cartelle

Ora, se dovessi darti accesso al mio Drive e ti chiedessi di recuperare, che so… una fattura del 2019 oppure l’immagine di copertina della pagina “Servizi” del mio sito web, sono sicura che non avresti grandi difficoltà.

Nulla è lasciato al caso. Tutto è ordinato secondo il mio schema mentale e rinominato in modo che il contenuto sia facilmente intuibile. Se dovesse venirmi un’improvvisa amnesia, sarei comunque in grado di trovare quello che cerco, senza diventare pazza e perdere ore di lavoro.

Oltre alla suddivisione gerarchica delle cartelle, ci sono alcuni trucchetti che puoi sfruttare per essere più ordinato e avere tutto sotto controllo. Ti va di scoprirli?

Tricks and tips

Come rinominare file e cartelle

Niente slanci di fantasia, meglio chiudere la creatività in un cassetto e comportarti da vero ragioniere, almeno in questo caso.

  1. Rinomina le cartelle in modo chiaro e intuibile, usa una parola chiave che ti faccia capire al volo qual è il contenuto
  2. Disponi file e cartelle secondo l’ordine che preferisci, sfruttando numeri, lettere oppure una data
  3. Aiutati visivamente, utilizzando maiuscole, minuscole o segni grafici (punto, trattino basso, segno meno, ecc.) 
  4. Evita di rinominare temporaneamente file e folder con nomi generici. Non esiste “Test”, “Pippo”, “Pluto” e così via… non basta un fischio per farli correre scodinzolanti da te quando non saprai più dove li hai erroneamente salvati. 

 

Fai pulizia regolarmente

  1. Assicurati che tutti i file che scarichi finiscano nella cartella Download (verifica l’impostazione del tuo pc) e poi da lì spostali in quella più appropriata. 
  2. Pianifica una pulizia periodica (giornaliera, settimanale o mensile)
  3. Elimina i file inutili o le vecchie versioni (se non indispensabili)
  4. Se non vuoi eliminare, crea delle cartelle “OLD”/”VECCHIO” dove spostare questi file 
  5. Archivia gli “intoccabili” che non ti servono più, in una cartella o ancora meglio in un hard disk esterno o in cloud.

 

Come evitare di fare e rifare sempre lo stesso lavoro

  1. Crea una cartella “Template” con i documenti che usi più spesso (contratti, grafiche, tabelle, ecc.), così ti basterà adattarli all’occasione, qualche piccola modifica e il gioco è fatto! 
  2. Crea collegamenti sul desktop solo delle cartelle che usi più frequentemente, in modo da velocizzare il flusso di lavoro.

La vera verità

Prima una piccola curiosità e poi una grande verità, per concludere.

Forse ti starai chiedendo: “Perché all’inizio hai chiesto del mio Desktop e della cartella “Download” e poi mi hai fatto vedere il tuo Drive? Cosa nascondi?”. Nulla da nascondere, è che il mio desktop e il mio folder “Download” sono talmente vuoti che non avrei potuto usarli come esempio. Non ci credi? Ooookay…

Sul Desktop il cestino e il collegamento alla cartella Download a portata di click. Poco altro. Le mie due cagnolone che giocano nella neve la fanno decisamente da padrona! Nei “Download” la situazione è simile. 

Tengo nel computer solamente i file su cui sto lavorando temporaneamente e alcuni template che uso quotidianamente. Basta. 

Tutto quanto è custodito al sicuro nel Drive, per due motivi:

  1. Mi capita spesso di spostarmi e di lavorare su dispositivi diversi, dunque devo avere sempre a disposizione il necessario, indipendentemente dal device che sto usando.
  2. Se dovesse mai rompersi il pc avrei il danno, ma eviterei la beffa. 

 

E ora è giunto il momento della vera verità:

Non esiste un metodo assoluto per tenere in ordine file e cartelle sul tuo computer. 

Seguire alla lettera le indicazioni e i consigli degli altri non è una garanzia di successo. Il criterio che si sceglie di applicare è soggettivo; se ha senso per te, non significa che abbia la stessa logica per qualcun altro. 

Un amico ti invita a cena e tu ti offri di aiutarlo ad apparecchiare la tavola. Hai buone probabilità di trovare al primo colpo le posate (tendenzialmente guarderai nel primo cassetto), ma i piatti? Potresti dover aprire tutte le ante del circondario, prima di scovarli. 

Solo tu puoi decidere quale sia il metodo più pratico ed efficiente di organizzare i tuoi file. 

Affidandoti alla tua logica personale saprai istintivamente dove salvare ciascun documento e dove andarlo a cercare, anche quando non ti ricordi esattamente dove sia. Se prendi per buono un metodo altrui, senza adattarlo a te, rischierai l’effetto boomerang.

Sei pronto a testare con mano il piacere di avere un computer in perfetto ordine?

Prova a seguire i miei consigli. Non saltare nemmeno un passaggio!
Prima pianifica e poi rispetta la gerarchia di cartelle e sottocartelle che hai stabilito e utilizza i trucchetti che ti ho suggerito. 

Vedrai che, dopo poco, mantenere l’ordine diventerà un meccanismo naturale, una comoda abitudine. E quando ti renderai conto di come il tuo lavoro proceda spedito, senza ansie o inutili perdite di tempo alla ricerca del file perduto, non tornerai più indietro!

Hai bisogno di aiuto per mettere ordine nel tuo pc e nella tua vita professionale? 

Forse stai vivendo solamente un periodo un po’ stressante o magari desideri trovare un metodo di lavoro più congeniale alle tue caratteristiche.

Se sei stanco/a di lavorare in “stato confusionale”, io posso aiutarti a fare un po’ di ordine, occupandomi di alcuni aspetti organizzativi e prendendomi carico delle attività che ti distraggono dal tuo core business. 

Dai un’occhiata ai miei servizi, potresti trovare proprio quello che fa per te! 

Se vuoi lavorare con più serenità,
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