Come scegliere l’assistente virtuale più adatta a te

Se stai leggendo questo articolo, molto probabilmente è perché stai valutando la possibilità di chiedere supporto ad un’assistente virtuale per portare avanti alcune attività legate al tuo business. È anche probabile che tu abbia già capito i numerosi vantaggi che una collaborazione di questo tipo può portare nella tua vita professionale e privata (in caso contrario leggi qui).

Ti resta solo un dubbio: come faccio a scegliere l’assistente da remoto più giusta per me?

Vediamo se posso schiarirti le idee.

Tabella dei Contenuti

Quali competenze dovresti cercare in un'assistente virtuale?

Per scegliere la tua assistente virtuale, è fondamentale che tu sappia esattamente di cosa hai bisogno. Identifica i lati del tuo business in cui hai più difficoltà e le attività che hai intenzione di delegare. Questo ti permetterà di capire quali competenze cercare nella tua futura collaboratrice.

Ogni assistente da remoto ha le sue peculiarità, quando si parla di preparazione ed esperienza. Soprattutto quelle che sono in pista da più tempo (come me), tendono a specializzarsi negli ambiti che sentono più affini. Vediamone alcuni:

  • Amministrazione e segreteria

    Gestione delle email, appuntamenti, organizzazione del calendario, gestione dei contatti, preparazione di documenti e presentazioni, supporto amministrativo generale.

  • Social media management

    Creazione e programmazione di post sui social media, gestione delle interazioni con i follower, analisi delle metriche di performance, sviluppo di strategie per aumentare l'engagement..

  • Copywriting e content creation

    Scrittura di articoli per blog, creazione di contenuti per siti web, scrittura di email marketing, creazione di newsletter, sviluppo di contenuti per social media.

  • Marketing digitale

    Gestione delle campagne pubblicitarie online, SEO, SEM, creazione di strategie di marketing, analisi dei dati e reportistica, gestione delle campagne di email marketing.

  • Customer service

    Risposta alle richieste dei clienti via email, chat, o telefono, gestione dei reclami, assistenza post-vendita, gestione delle recensioni online.

  • E-commerce e negozi online

    Gestione degli ordini, aggiornamento del catalogo prodotti, supporto ai clienti, gestione dei resi, analisi delle vendite.

  • Grafica e design

    Creazione di grafiche per social media, progettazione di layout per documenti e presentazioni, creazione di materiali promozionali.

  • Ricerca e analisi

    Raccolta e analisi di dati di mercato, ricerca di informazioni per progetti specifici, analisi della concorrenza, sviluppo di report dettagliati.

  • Formazione e coaching

    Supporto nella creazione di materiali didattici, organizzazione di webinar, assistenza nella pianificazione di corsi di formazione e coaching individuale.

Ogni assistente virtuale può offrire un mix di queste competenze a seconda delle proprie esperienze e interessi.

Io sono una copywriter, quindi tutto ciò che riguarda il marketing e la comunicazione, sia online che offline, è pane per i miei denti, dai testi alla grafica. Ma non vivo di sole parole. Due miei clienti di lunga data, per esempio, mi hanno affidato la gestione del loro e-commerce, assistenza ai clienti annessa; ad altri do supporto nella creazione di materiali didattici o nelle più svariate ricerche.
Ma ci sono anche cose che non faccio. Non sono brava a far di conto, proprio non fa per me. Sono capace di fare e inviare le fatture elettroniche e sono una maga nell’organizzazione dei documenti, ma mi fermo lì nell’ambito amministrativo/contabile.

Affidati a chi ti parla chiaramente

Una brava assistente virtuale si può riconoscere già dalla prima call conoscitiva. È capace di ascoltare attentamente e di capire le tue esigenze, mostrandosi trasparente e chiara su cosa può fare per te, come può farlo e cosa invece non farà.

Questo livello di onestà è cruciale. È azzardato fidarsi di chi dice “Sì” a tutto senza fare troppe domande e senza entrare nello specifico. C’è il rischio che tanta disponibilità nasconda una superficialità nociva, che si tradurrà poi, a contratto firmato, nell’incapacità di gestire efficacemente tutte le tue richieste.

Una vera professionista sa definire i confini delle proprie competenze e offrirti un supporto mirato e di qualità.

Due qualità essenziali per un’assistente da remoto

Partiamo da una frase che mi piace ripetere a tutti i miei clienti: “Io sono qui per liberarti dai problemi, non per crearne di nuovi”. Che poi, detta dal tuo lato suona: “Ti pago per risolvermi i problemi, non per darmene”. Sacro santo.

In quest’ottica, proattività e capacità di problem solving sono due caratteristiche fondamentali che la tua segretaria da remoto deve dimostrare, se volete dare il via ad una collaborazione di successo.

Un’assistente virtuale proattiva è quella che non aspetta di essere guidata in ogni dettaglio, ma che prende iniziativa e anticipa le tue esigenze. Questo tipo di atteggiamento aiuta ad anticipare i problemi e a risolverli prima che diventino critici.

Inoltre, una collaboratrice dalla mente aperta, positiva e creativa è attenta ai dettagli; non si tira indietro quando scorge l’opportunità di proporti delle soluzioni alternative per migliorare l’operatività, l’organizzazione o qualsiasi altro aspetto del vostro lavoro. Il suo parere, professionale e attento, potrebbe dare un valido contributo alla crescita del tuo business.

Come riconoscere l’assistente virtuale giusta per te

Investire parte del tuo budget in un’assistente virtuale è un passo strategico che può portare grandi benefici al tuo business.

Assicurati allora, che il tuo investimento dia buoni frutti, valutando attentamente il valore e le competenze della futura collaboratrice.
Ecco alcuni suggerimenti:

  • Durante la videochiamata conoscitiva, fai domande specifiche che ti aiutino a capire come la candidata ha utilizzato determinate competenze in passato.
  • Controlla online le recensioni e le referenze dei suoi attuali e vecchi clienti.
  • Se le attività che intendi delegare lo permettono, iniziate con un progetto a breve termine per valutare che la collaborazione funzioni e che tra di voi nasca il giusto feeling.

Collaborare con un’assistente virtuale freelance può davvero trasformare il modo in cui gestisci il tuo business e fare la differenza anche nella tua vita privata. Pensa a quanto tempo può liberarti!

Trovare la persona giusta richiede attenzione, ma con questi suggerimenti saprai esattamente cosa cercare.

Hai già avuto esperienze con assistenti virtuali?

Se hai domande o dubbi su come iniziare, non esitare a contattarmi.

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