Il problema della gestione del tempo è comune a molti professionisti e il segreto per sopravvivere è comprendere che le nostre abilità in fatto di time management determinano la qualità della nostra vita.
Alzi la mano chi ha troppe cose da fare e troppo poco tempo per farle.
Ok, ti ho visto, ora puoi abbassarla, sei dei nostri. Welcome to the jungle!
Scopriamo insieme cosa significa e come può aiutarci il time management. Come è possibile amministrare adeguatamente il tempo, quando le cose da fare sono troppe?
Tabella dei Contenuti
Cos’è il Time Management
Il tempo è una delle risorse più preziose che abbiamo a disposizione. Non esistono discriminazioni: 24 ore, queste abbiamo e queste possiamo sfruttare. Vale per tutti, nessuno escluso.
La differenza tra una persona produttiva e una che conclude poco, si nasconde nel modo in cui vengono utilizzati i minuti e le ore che compongono la sua vita.
Arrivi spesso a fine giornata stanco morto, neanche avessi corso una maratona, ma in fin dei conti non hai portato a termine praticamente nulla di quello che ti eri prefissato? Oppure ti capita un po’ troppe volte di rinunciare a qualcosa, solo perché non riesci a trovare il momento giusto per farla?
Una buona gestione del tempo ti permette di aumentare la produttività e di trovare quel tanto agognato equilibrio vita-lavoro.
So che sembra difficile, ma è possibile. Chi ci riesce non è un supereroe, ma semplicemente qualcuno che ha imparato a mettere in pratica alcune semplici regole di time management.
Il time management, infatti, ci insegna proprio a pianificare e controllare il tempo per svolgere specifiche attività nel modo più efficace, efficiente e produttivo possibile.
Tra poco vedremo insieme come funziona, ma intanto vorrei metterti questa pulce nell’orecchio: prima di sprecarlo, perché non ti prendi un attimo per pensare a come occuperai il tuo tempo oggi?
I vantaggi di un corretto time management
Lo abbiamo già detto, ma ripetiamolo, perché è importante: una efficace gestione del tempo ha un impatto decisivo sulla tua vita, in termini di efficienza e produttività.
Immagina un mondo incantato in cui:
- Fai le stesse cose, mettendoci la metà del tempo
- Ti senti meno stanco e hai più energie, sia fisiche che mentali
- Riesci ad essere più concentrato e a prendere decisioni importanti con maggiore lucidità
- Porti a termine il doppio delle attività e dunque ottieni molti più risultati
- Hai più tempo libero da dedicare alle tue passioni, alla tua famiglia, ai tuoi amici o semplicemente a te stesso.
Non sarebbe bellissimo?
Bene, non è pura fantasia. Potresti ottenere tutto questo semplicemente imparando ad avere il controllo del tuo tempo.
In alternativa, potresti barrare con decisione le ultime 7 voci della tua to-do list, così a caso, solo per liberarti da un peso e dimezzare l’elenco! Mhmm, forse non è una gran furbata.
Non stiamo parlando solo di quello che dovresti fare oggi al lavoro, per portare a casa lo stipendio. Si tratta anche di cene al ristorante, di viaggi, di domeniche al parco o pomeriggi a fare shopping in centro. La tua vita, lavorativa e privata, contempla una serie di cose che dovresti o vorresti fare per sentirti realizzato e soddisfatto.
Non importa quanto lunga sia la lista. L’importante è saperla valutare adeguatamente e utilizzare in maniera opportuna il tempo a disposizione, in modo da raggiungere il maggior numero di obiettivi.
Ti sei convinto? Hai deciso di prendere in mano la tua vita e imparare a sfruttare al meglio le tue giornate? Bene, ecco 1+5 regole d’oro dal quale cominciare!
1+5? Sì, perché la prima non è una regola, è un ordine! Un ordine che devi imporre a te stesso se vuoi cominciare ad essere più produttivo.
Smetti di procrastinare
Procrastinare: differire, rinviare da un giorno a un altro, dall’oggi al domani, allo scopo di guadagnare tempo o addirittura con l’intenzione di non fare quello che si dovrebbe.
(Dizionario Treccani)
Tutti, chi più chi meno, tendiamo a procrastinare. Non fare lo splendido, ci sei dentro anche tu!
Ti sarà capitato, almeno una volta (o anche più?), di sederti alla scrivania, accendere il computer, pensare “Ok, iniziamo!” e poi… Non hai proprio voglia, l’occhio cade sul cellulare, è appena arrivata una notifica Facebook e che fai, non gliela dai una sbirciatina? Così passi 45 minuti a scorrere i feed dei social e a rispondere ai commenti e il lavoro vero attende.
E quella volta che dovevi parlare di una certa questione spinosa con il tuo ex capo e ti ci sono volute 3 settimane e un principio di gastrite per riuscire a dirglielo? Anche quella è procrastinazione.
Questa cosa del rimandare a domani, tocca ogni aspetto della nostra vita, non solo il lavoro. E finisce sempre che ci arrabbiamo con noi stessi o rimaniamo delusi per il tempo sprecato e le occasioni sfumate.
Timothy A. Pychyl, professore alla Carleton University, nonché uno dei più accreditati esperti in materia, sostiene che la nostra capacità di controllare le emozioni negative sia direttamente proporzionale alla nostra abilità di respingere l’istinto a procrastinare.
In pratica, noi tendiamo inconsciamente a rimandare le cose che non abbiamo voglia di fare o affrontare, perché ci fa sentire meglio nell’immediato.
Nelle sue ricerche, Pychyl ha dimostrato che, per portare a termine un compito, è necessario prendere consapevolezza di quello che è, lasciando da parte le emozioni. In questo modo, l’ostacolo che ci impediva di agire diventerà piccolo piccolo e ci resterà una sola e semplice cosa da fare: iniziare.
Move from focusing on emotions to focusing on action.
Ora che hai scoperto che il trucco è liberarsi dalle emozioni e concentrarsi sull’azione da compiere, devi solo tenere in mente un paio di concetti utilissimi per smettere di procrastinare:
- Fissa obiettivi specifici
Punta a traguardi realistici e raggiungibili. Non inseguire l’impossibile. - Fai un passettino alla volta
Concentrati sul presente. Qual è la prima cosa da fare? Falla e pensa di nuovo “Cosa devo fare adesso?”. - Non cercare la perfezione a tutti i costi
Non sarà perfetto, ma almeno è fatto. Va bene essere pignolo, ma masochista anche no! Se una virgola fuori posto blocca un intero progetto, rischi di rimanere incastrato in un limbo senza fine. - Decidi di fare una cosa e falla
Non aspettare di aver voglia o che arrivi l’ispirazione. È la principale difficoltà per un procrastinatore, ma se abitui la tua mente a prendere decisioni, la tua autostima salirà alle stelle e sarai portato ad agire con maggior naturalezza.
Tutto chiaro?
Tolto di mezzo il problema della procrastinazione, possiamo ora concentrarci su come gestire efficacemente il nostro tempo.
Le regole d’oro per gestire il tempo in maniera efficace
Conosci la regola 80/20 o Principio di Pareto? Dice che l’80% dei tuoi risultati deriva dal 20% delle tue azioni. Dunque la chiave per massimizzare la tua produttività sta nel dare la priorità a quel 20% di attività che porta i maggiori profitti.
Interessante, vero?
Per identificare con chiarezza quel magico 20% e non sprecare nemmeno un secondo, serve una buona pianificazione: definisci i tuoi obiettivi, mettili nero su bianco, assegna le priorità e fissa le scadenze.
Poi mettiti all’opera, rispettando queste 5 regole d’oro.
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Comincia dalle attività più importanti
Se ti dicessero che hai la possibilità di fare una sola cosa, prima di metterti su un aereo e partire per un mese verso un’isola deserta, quale sarebbe l’attività più importante da svolgere, quella che non può assolutamente aspettare il tuo ritorno? Ecco, ora sai da dove cominciare.
Dedica le energie alle azioni fondamentali per raggiungere il tuo obiettivo. Non perdere tempo prezioso in mansioni secondarie, che non aumentano il tuo profitto nemmeno di un euro e che non contribuiscono effettivamente alla tua serenità. Queste puoi delegarle ad altri e toglierti il pensiero. -
Completa un’attività prima di passare a quella successiva
Rimbalzare da un task all’altro come una pallina da ping pong porta solo a una gran perdita di tempo. Hai idea di quanto ti ci vuole, ogni volta, per riprendere il filo del discorso e ritrovare la concentrazione? Sono minuti buttati via.
Valuta quale task devi svolgere e quanto ti ci vuole per portarlo a termine. Hai i mezzi e il tempo per smarcarlo? Bene, pronti partenza via! Concentrati e procedi senza distrazioni o inutili interruzioni. Questo non vuol dire che non puoi prenderti una pausa caffè, ci mancherebbe. Però non bloccarti per rispondere a una mail, per mettere un like su Instagram o per qualsiasi altra attività da cui non dipende la fine del mondo. -
Evita le distrazioni
Quando fai una cosa, fai solo quella. Limita le tue abilità multitasking alle attività poco importanti e che svolgi praticamente in automatico. Per i progetti più impegnativi, zero distrazioni e massima concentrazione.
Pensa se un chirurgo si mettesse a rispondere al cellulare nel bel mezzo di un’operazione a cuore aperto?! Ok, magari dal tuo lavoro non dipende la vita o la morte di una persona, ma il concetto è lo stesso. La perdita di concentrazione ti induce all’errore e ti fa perdere tempo prezioso.
Imponiti dei momenti in cui nulla possa interferire. Togli la suoneria e allontana il telefono, spegni la musica, fai uscire i cani in giardino, porta i bimbi dai nonni. Insomma, elimina ogni fonte di distrazione.
Ti sorprenderai di quanto più velocemente porterai a termine il tuo compito e di come aumenterà la qualità del tuo lavoro. -
Cerca di rispettare il tuo ritmo biologico
Mai sentito parlare di ritmi circadiani? Il nostro organismo è biologicamente soggetto a un sali e scendi dei livelli di energia e concentrazione durante la giornata. È praticamente impossibile riuscire a mantenere la nostra produttività al top in ogni ora del giorno. Per ottimizzare l’efficacia delle nostre performance, dobbiamo imparare a riconoscere e rispettare i nostri ritmi biologici.
Qual è il momento della giornata in cui ti senti mentalmente più attivo? Sfruttalo per svolgere i compiti più importanti e che richiedono maggior focus. Non sprecarlo guardando la tv. Se prestiamo attenzione, il nostro corpo ci dice quando siamo più propensi ad esercitare attività intellettuali o manuali e quando, invece, abbiamo bisogno di riposarci. Certo, non sempre è possibile rispettare le sue indicazioni ma, nei limiti consentiti, allineare i tuoi ritmi biologici alle azioni ti permetterà di lavorare meglio ed essere più produttivo ed efficiente. Se hai tantissime cose da fare, alzarti all’alba oppure lavorare fino all’una di notte non servirà a granché. Sarai stanco e poco concentrato e i tuoi risultati non saranno certo ottimali. -
Stacca la spina
Sembra quasi banale ricordarlo, ma spesso lo sottovalutiamo: il riposo è fondamentale per ricaricare le energie e ritrovare la lucidità. Non siamo macchine. Per mantenere alte le nostre prestazioni dobbiamo innanzitutto stare bene, sia mentalmente che fisicamente. Quindi trova sempre un momento per rilassarti e liberare la mente.
Il Time Management è una sfida difficile da affrontare. Non riuscire a fare tutto quello che dobbiamo o vogliamo, perché il tempo a disposizione è sempre troppo poco, ci porta frustrazione e stress. Oltre al danno, la beffa.
The good news is…. possiamo imparare a gestire il tempo in maniera efficace.
Prova a seguire le regole d’oro, allenati e cerca di importi una disciplina personale.
Coltiva la capacità di fare quello che dovresti, anche se non hai voglia di farlo, definisci i tuoi obiettivi, stabilisci le priorità, delega i compiti secondari, pianifica le tue azioni ed evita distrazioni.
Una volta che questo processo sarà diventato un automatismo, andrai dritto come un treno!
«Nulla è più inutile, per un uomo saggio, nulla dovrebbe infastidirlo maggiormente del dedicare ad inezie e a questioni inutili più tempo di quanto ne meritino».
Platone
Negli anni sono state ideate tantissime tecniche e tools di time management. Dalla matrice di Eisenhower al metodo ABC di Alain Lakein, fino alla tecnica del pomodoro e altre numerose app per migliorare la gestione del tempo.
Le scopriremo insieme nei prossimi articoli del VMAST Blog. Stay tuned!
Desideri focalizzare le tue energie sulle attività più strategiche per il tuo business e delegare il resto?
È la scelta giusta!
Solo così potrai dare un vero slancio alla tua crescita professionale. Gestire meglio il tempo ti permette di offrire un servizio di alta qualità, che verrà indubbiamente riconosciuto dai tuoi clienti e ti porterà ad ampliare il tuo business più velocemente.
Comincia pensando quali attività potresti delegare perché non richiedono il tuo totale controllo. Vuoi una mano? Dai un’occhiata ai miei servizi e scopri se c’è proprio quello che ti serve per liberare il tuo tempo.
